Satuan Penjaminan Mutu Internal

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan unit organisasi Politeknik Pos Indonesia yang tahun 2016 berfungsi melakukan evaluasi atas kinerja penyelenggaraan bidang akademik dan bidang non akademik dan mempunyai fungsi merancang dan menetapkan standar pendidikan tinggi, mengevaluasi pelaksanaan standar pendidikan tinggi berupa audit mutu dan kinerja Prodi serta unit kerja, mengendalikan standar pendidikan tinggi, dan meningkatkan standar pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.

SPMI poltekpos sudah dibentuk sejak 14 Maret 2007, SK Dir No. 64/SKEP/DIR/PPI/2007 Tentang Pembentukan Satuan Pengawasan dan Penjaminan Mutu Akademik (SPPMA).

Tahun 2016 SPMI Poltekpos sudah mengirimkan tim SPMI untuk mengikuti Pelatihan Sistem Penjaminan Mutu / Akreditasi Pendidikan Tinggi  oleh Badan Akreditasi Perguruan Tinggi (BAN-PT) pada tanggal 18-20 April 2016 Hotel Harris, Bandung.

Selain itu personil SPMI Poltekpos juga pernah mengikuti Workshop Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi Swasta di lingkungan Kopertis Wilayah IV pada tanggal 12 s/d 14 Mei 2016, tempat pelaksanaan di Gedung Diklat Kopertis Wilayah IV, Jl. Raya Jatinangor km. 20,5 Sumedang.

Hasil dari beberapa kali mengikuti pelatihan dan workshop penjaminan mutu internal, SPMI Poltekpos berusaha keras untuk terus mengembangkan SPMI melalui Manajemen SPMI, yaitu PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan) terhadap standar mutu yang mengacu kepada Permenristekdikti No. 44 Tahun 2015 Tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN Dikti). Adapun siklus Manajemen SPMI yang digunakan seperti gambar berikut:

Siklus Manajemen SPMI (Sumber “Kebijakan Nasional Sistem Penjaminan Mutu Internal”, Tim Pengembang SPMI, Ditjen Dikti, Kemdikbud, September 2014")

PROGRAM KERJA

SISTEM DOKUMENTASI

Pada tahun 2016 bersamaan dengan kegiatan PHK PMPP tahun ke-3, beberapa dokumen SPMI sudah berhasil dibuat. Dokumen-dokumen tersebut adalah Kebijakan Mutu, Standar Mutu yang meliputi standar pendidikan, standar penelitian dan standar pengabdian kepada masyarakat, dan Manual Mutu.

Selain itu SPMI Poltekpos juga sudah mengelola dan mengembangkan dokumen untuk lingkup SPMI sendiri, yaitu dokumen yang terkait dengan indikator pemeriksaan / audit Prodi dan Unit yang ada di lingkungan Poltekpos, dokumen Monevin PHK.

Daftar dokumen yang saat ini dikelola oleh SPMI Poltekpos sebagai berikut :

Audit Mutu Akademik (AUDIT INTERNAL)

Kegiatan Audit Mutu Akademik merupakan salah satu unsur pengendalian intern yang penting, yaitu merupakan alat pengawasan di Poltekpos Indonesia. Makna pengawasan ini meliputi semua kegiatan baik yang bersifat akademik maupun non akademik. Secara umum tugas pokok Auditor  Mutu Akademik adalah melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas semua satuan kerja, baik struktural, fungsional maupun yang non struktural seperti panitia, tim dan sebagainya, agar dapat berjalan sesuai dengan rencana dan peraturan perundangan yang berlaku.

Sebagai bagian dari persiapan akreditasi Program Studi di lingkungan Politeknik Pos Indonesia, Audit Mutu Akademik yang dilakukan oleh Tim Auditor SPMI Poltekpos Indonesia. Dengan adanya Audit Mutu Akademik diharapkan Ka. program studi dapat melihat keunggulan dan kelemahan di program studinya, sehingga dapat dijadikan sebagai bahan acuan untuk proses perbaikan. Dalam laporan Audit Mutu Akademik akan diuraikan mengenai ruang lingkup audit internal mutu berbasis dokumen Borang , mulai dari hasil pemeriksaan visi, misi, tujuan, dan sasaran program studi sampai dengan pemeriksaan terhadap Penelitian, Pelayanan/Pengabdian kepada Masyarakat, dan Kerjasama Program Studi.

Selain digunakan sebagai kebutuhan untuk persiapan akreditasi program studi, Audit Mutu Akademik juga dilaksanakan untuk menjamin mutu proses akademik dan kemahasiswaan, menjaga  akuntabilitas dan pengakuan dari stakeholder.

HASIL KEGIATAN AUDIT MUTU AKADEMIK (AUDIT INTERNAL)

Pemeriksaan atau audit internal terhadap prodi dan unit di lingkungan Politeknik Pos Indonesia dilaksanakan diakhir tahun. Namun sejak Tahun Akademik 2016-2017, audit internal dilaksanakan pada saat akhir semester TA berjalan. Artinya dalam 1(satu) tahun akademik dihasilkan 2 dokumen laporan audit internal, yaitu audit internal terhadap hasil proses pembelajaran semester ganjil (gasal) dan audit internal terhadap hasil proses pembelajaran semester genap.

Dokumen laporan audit internal saat ini yang terdapat di SPMI adalah:

  1. Laporan audit internal prodi D-3 Manajemen Informatika tahun 2014
  2. Laporan audit internal prodi D-3 Teknik Informatika tahun 2014
  3. Laporan audit internal prodi D-3 Manajemen Bisnis tahun 2014
  4. Laporan audit internal prodi D-3 Akuntansi tahun 2014
  5. Laporan audit internal prodi D-3 Logistik Bisnis tahun 2014
  6. Laporan audit internal prodi D-4 Teknik Informatika tahun 2014
  7. Laporan audit internal prodi D-4 Manajemen Bisnis tahun 2014
  8. Laporan audit internal prodi D-4 Akuntansi tahun 2014
  9. Laporan audit internal prodi D-4 Logistik Bisnis tahun 2014
  10. Laporan audit internal prodi D-3 Manajemen Informatika tahun 2015
  11. Laporan audit internal prodi D-3 Teknik Informatika tahun 2015
  12. Laporan audit internal prodi D-3 Manajemen Bisnis tahun 2015
  13. Laporan audit internal prodi D-3 Akuntansi tahun 2015
  14. Laporan audit internal prodi D-3 Logistik Bisnis tahun 2015
  15. Laporan audit internal prodi D-4 Teknik Informatika tahun 2015
  16. Laporan audit internal prodi D-4 Manajemen Bisnis tahun 2015
  17. Laporan audit internal prodi D-4 Akuntansi tahun 2015
  18. Laporan audit internal prodi D-4 Logistik Bisnis tahun 2015

Layanan

PENDAMPINGAN AKREDITASI BAN-PT

Salah satu layanan SPMI kepada institusi adalah pendampingan Akreditasi BAN-PT. BAN-PT adalah suatu lembaga yang memiliki kewenangan untuk melakukan akreditasi institusi dan program studi secara komprehensif terhadap keseluruhan aspek yang dijalankan oleh institusi dan program studi tersebut.

Politeknik Pos Indonesia saat ini memiliki 9 Program Studi dengan status sudah terakreditasi BAN-PT. Proses Akreditasi Prodi-prodi di lingkungan Politeknik Pos Indonesia, menggunakan Borang BAN-PT, yang meliputi aspek-aspek penilaian terhadap :

  • STANDAR 1: Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi
  • STANDAR 2: Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
  • STANDAR 3: Mahasiswa dan Lulusan
  • STANDAR 4: Sumber Daya Manusia
  • STANDAR 5: Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik
  • STANDAR 6: Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, serta Sistem Informasi
  • STANDAR 7: Penelitian, Pengabdian Kepada Masyarakat, dan Kerjasama

ISO 9001:2015

Demi tercapainya target akreditasi atas institusi maupun program studi serta terlaksananya peningkatan kualitas secara berkelanjutan di lingkungan Politeknik Pos Indonesia sebagai tanggung jawab dari SPMI, saat ini SPMI melakukan persiapan ISO 9001 : 2015. Teknis pelaksanaannya tim persiapan ISO 9001:2015 Poltekpos dibantu oleh tim konsultan yang sudah berpengalaman dan memiliki reputasi yang baik dalam implementasi ISO 9001: 2015. Target persiapan ISO 9001:2015 di lingkungan Politeknik Pos Indonesia sampai bulan Juni 2017, selanjutnya Politeknik Pos Indonesia akan memasuki tahap Sertifikasi ISO 9001:2015. Harapannya adalah dengan sudah tersertifikasi ISO 9001:2015 Politeknik Pos Indonesia semakin menjunjung asas Good University Governance yaitu transparansi, akuntabilitas, responsibilitas, kewajaran, dan kemandirian.

MONEVIN PHK

Dampak dari Program Hibah Kompetisi (PHK) di lingkungan Politeknik Pos Indonesia sangat besar sekali bagi kemajuan kualitas kinerja Politeknik Pos Indonesia, terutama bagi Program Studi penerima PHK. Tahun 2014 Politeknik Pos Indonesia menerima PHK PMPP muti tahun, saat ini masuk tahun ke-4.

Pengembangan kinerja dampak dari PHK PMPP sejak tahun 2014 yaitu antara lain:

  1. Pengembangan Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP) Pihak Kesatu Politeknik Pos Indonesia, yang memiliki kewenangan antara lain menerbitkan sertifikat kompetensi sesuai peraturan Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP).
  2. Target Perbaikan Program Akademik (misal: Kurikulum berbasis KKNI, Tracer Study, dll).
  3. Pengembangan Centre of Technology (COT) Logistics, Supply Chain Management & e-Commerce, yang memiliki tugas pokok antara lain membangun pusat riset terapan dan pengembangan keilmuan terapan bidang Logistics, Supply Chain Management & E-Commerce; serta membangun pusat pelatihan pengembangan profesi logistician, Supply Chain Management dan E-Commerce.
  4. Peningkatan kualitas SDM (Dosen dan Tenaga Kependidikan) melalui berbagai pelatihan yang diikuti.

Monevin PHK di lingkungan Politeknik Pos Indonesia dilakukan dengan 2 tahap, yaitu:

  1. Desk Evaluation : tahap ini dimaksudkan untuk mendapat informasi secara detail kemajuan, kendala dan solusi alternatif yang dilakukan oleh penerima PHK berdasarkan Laporan yang telah dibuat. Reviewer Internal diharuskan menyampaikan penilaian dan komentar terhadap laporan dalam bentuk tertulis. Penilaian dan komentar diberikan ke masing-masing prodi penerima hibah melalui SPMI. Setiap penerima PHK menyerahkan dua eksemplar Laporan.Desk evaluation dilakukan pada Monev selama triwulan sekali dalam setahun.
  2. Site Visit : tahap ini melakukan visitasi untuk melakukan klarifikasi keberhasilan, kendala dan dampak hibah yang diterima. Kegiatan ini dilakukan oleh reviewer internal SPMI dan dialog dengan para PIC serta pemeriksaan dokumen pendukung.